1. VERKLARING GEBRUIKTE TERMEN
- ‘Wedding Dreamworx’: de onderneming Wedding Dreamworx (*) of elke persoon die optreedt namens Wedding Dreamworx.
- ‘Klant’: eender welke natuurlijke persoon of rechtspersoon die beroep doet op de diensten van Wedding Dreamworx. (Zie ook punt 2: Hoofdelijkheid.)
- ‘Diensten’: alle goederen en diensten die door de klant worden gevraagd, geboekt of geleverd in verband met het huwelijksfeest of evenement.
- ‘Huwelijksfeest’, ‘Evenement’: in dit document worden de termen ‘huwelijksfeest’ en ‘evenement’ onderling inwisselbaar gebruikt en verwijzen ze naar elke bijeenkomst of gelegenheid waarvoor Wedding Dreamworx zijn diensten verleent.
- ‘Externe dienstverleners’: alle derde partijen die diensten verlenen voor het huwelijksfeest of evenement, zoals fotografen, cateraars, locaties enzovoort.
(*) Handelsgegevens Wedding Dreamworx:
Wedding Dreamworx / Hera Aerts (eenmanszaak)
Bouwkunststraat 32
2610 Wilrijk
België
ond. 0670709369
BTW BE0670.709.369
hera@weddingdreamworx.be
+32 (0)496 46 26 96
2. Hoofdelijkheid
Als een opdracht is besteld door meerdere personen, zijn alle bestellers (in het geval van een huwelijksfeest wil dit zeggen: de beide partners die samen de klant vormen) hoofdelijk gehouden tot betaling van de uurlonen, kosten en vergoedingen.
3. Boeking en overeenkomst
Bevestiging van boeking
Een boeking bij Wedding Dreamworx is pas geldig na ondertekening van de overeenkomst door beide partijen en na ontvangst van het afgesproken voorschot.
Indien de overeenkomst nog niet ondertekend is en/of het voorschot nog niet ontvangen, behoudt Wedding Dreamworx zich het recht voor om de genomen optie te annuleren.
Overeenkomst
Bij elke boeking wordt een overeenkomst opgesteld tussen Wedding Dreamworx en de klant met vermelding van volgende elementen:
- Contactgegevens van Wedding Dreamworx en van de klant.
- Looptijd van de overeenkomst.
- Gedetailleerde omschrijving van de te leveren diensten door Wedding Dreamworx. Elke andere dienst die niet in de overeenkomst omschreven staat, wordt niet geleverd door Wedding Dreamworx.
- Vergoeding (kostprijs) voor de diensten vermeld in de overeenkomst.
- Bijkomende regelingen door de klant te treffen.
Elke wijziging of bijkomende dienstverlening van Wedding Dreamworx moet aangevraagd en schriftelijk bevestigd worden in een aanvullende overeenkomst, met goedkeuring zowel door Wedding Dreamworx als door de klant.
De klant aanvaardt dat de kostprijs voor de dienstverlening door Wedding Dreamworx kan wijzigen als gevolg van een nieuwe of gewijzigde aanvraag.
Wijzigingsvergoeding
Indien de klant de datum en/of locatie van het huwelijk of evenement wenst te wijzigen nadat deze oorspronkelijk is vastgelegd, wordt in ieder geval een wijzigingsvergoeding in rekening gebracht. Deze vergoeding dekt de extra tijd en kosten die gepaard gaan met het aanpassen van planningen, het opnieuw vastleggen van leveranciers, en mogelijke contractuele wijzigingen.
De hoogte van de vergoeding wordt bepaald op basis van het stadium van de planning op het moment van de wijziging, en de aard en omvang van de benodigde aanpassingen. Wedding Dreamworx brengt de klant hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte . Als indicatie kan de vergoeding variëren tussen €250 en €1.250, afhankelijk van de complexiteit van de wijzigingen.
4. BETALINGSVOORWAARDEN
Tenzij anders omschreven in de overeenkomst, gelden volgende betalingsvoorwaarden:
Voorschot bij boeking
Bij het bevestigen van de boeking wordt een voorschot van 25% van de overeengekomen vergoeding betaald.
Tweede betaling – uiterlijk 3 maanden voor het evenement
- Bij vaste vergoeding: 50% van de vastgelegde vergoeding wordt voldaan.
- Bij percentage-gebaseerde vergoeding: 50% van de geschatte vergoeding wordt voldaan, gebaseerd op een voorlopige schatting van het totaalbudget.
Derde betaling – uiterlijk 1 maand voor het evenement
- Bij vaste vergoeding: de resterende 25% van de vastgelegde vergoeding wordt voldaan.
- Bij percentage-gebaseerde vergoeding: een evaluatie van het totaalbudget wordt uitgevoerd. Indien het totaalbudget nog kan fluctueren, kan de derde betaling worden opgesplitst als volgt:
- 15% van de geschatte vergoeding wordt voldaan uiterlijk 1 maand vóór het evenement.
- De resterende 10% wordt afgerekend op basis van nacalculatie en gefactureerd na afloop van het evenement.
Alle facturen van Wedding Dreamworx moeten betaald worden binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum.
Elke schuld die op de vervaldag geheel of gedeeltelijk onbetaald blijft door de klant zal, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, een interest opbrengen van 10% per begonnen maand, te rekenen vanaf de vervaldag tot aan de dag van de betaling alsook een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd maken van 10% op de bij de vervaldag openstaande hoofdsom, met een minimum van 125 euro per hoofdsom.
Bij laattijdige of niet-betaling van facturen behoudt Wedding Dreamworx zich het recht voor om verdere dienstverlening op te schorten en om de overeenkomst als ontbonden te beschouwen.
5. ANNULERINGSVOORWAARDEN
Beëindiging van de overeenkomst door de klant
In geval van annulering van de boeking bij Wedding Dreamworx of van het huwelijk of evenement, om welke reden dan ook, worden reeds betaalde voorschotten niet terugbetaald.
Daarnaast staat de klant in geval van annulering steeds in voor (gedeeltelijke) betaling van de factuur bij wijze van schadevergoeding, volgens deze bepalingen:
- In geval van annulering minder dan 6 maanden voor het huwelijk of evenement, is de klant 50% van het totale factuurbedrag verschuldigd.
- In geval van annulering minder dan 3 maanden voor het huwelijk of evenement, is de klant 75% van het totale factuurbedrag verschuldigd.
- In geval van annulering minder dan 1 maand voor het huwelijk of evenement, is de klant 100% van het totale factuurbedrag verschuldigd.
In geval van annulering wegens duidelijk aantoonbare overmacht zal situatie per situatie overlegd worden tussen de klant en Wedding Dreamworx om tot een passende oplossing te komen.
Beëindiging van de overeenkomst door Wedding Dreamworx
Wedding Dreamworx behoudt zich het recht voor om de overeenkomst met de klant te beëindigen in geval van overmacht (zoals ernstige ziekte of overlijden), onverenigbaarheid van visie tussen Wedding Dreamworx en de klant, schending van de overeenkomst door de klant, of onredelijke veranderingen in de omvang of aard van het evenement.
In deze gevallen zal Wedding Dreamworx de klant schriftelijk op de hoogte stellen van de beëindiging van de overeenkomst en de redenen daarvoor.
In geval van beëindiging door Wedding Dreamworx zal een proportioneel deel van reeds betaalde bedragen worden terugbetaald. Dit geldt niet indien de beëindiging te wijten is aan een schending door de klant. Ook zal Wedding Dreamworx, indien mogelijk, de klant voorzien van alle relevante informatie en contacten die nodig zijn om het evenement zelfstandig of met een andere partij voort te zetten.
Wedding Dreamworx is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit de beëindiging van de overeenkomst, behalve in geval van grove nalatigheid of opzet.
6. AANSPRAKELIJKHEID
Externe dienstverleners
Externe dienstverleners offreren en factureren rechtstreeks aan de klant. Wedding Dreamworx ondertekent in geen enkel geval overeenkomsten met externe dienstverleners namens de klant.
Indien Wedding Dreamworx goederen of diensten ontvangt van externe dienstverleners namens de klant, gebeurt dit steeds in naam en voor rekening van de klant. Wedding Dreamworx aanvaardt geen aansprakelijkheid voor overeenkomsten, de uitvoering ervan of de betaling aan externe dienstverleners, ook niet indien Wedding Dreamworx heeft geadviseerd, bemiddeld of opgetreden als tussenpersoon.
Algemene aansprakelijkheid
Wedding Dreamworx is niet aansprakelijk voor letsel of voor schade, verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen van de klant, gasten, dienstverleners of andere betrokkenen, ongeacht of deze plaatsvindt voor, tijdens of na het evenement.
Wedding Dreamworx is eveneens niet aansprakelijk voor enige vorm van schade die voortvloeit uit:
- Handelingen of nalatigheid van externe dienstverleners.
- Onvoorziene omstandigheden, zoals natuurrampen, overmacht, weersomstandigheden, pandemieën of andere gebeurtenissen buiten de redelijke controle van Wedding Dreamworx.
In het geval dat Wedding Dreamworx toch aansprakelijk wordt gesteld, is deze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de klant aan Wedding Dreamworx heeft betaald voor zijn diensten.
Veiligheid
De klant is verantwoordelijk voor het waarborgen van de veiligheid van alle gasten, leveranciers en andere betrokkenen tijdens het evenement. Wedding Dreamworx adviseert de klant om hiervoor de passende verzekeringen af te sluiten.
Wedding Dreamworx zal redelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat het evenement voldoet aan alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften. De klant blijft echter eindverantwoordelijk voor het verkrijgen van eventuele vergunningen of het naleven van wettelijke vereisten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7. Beeldmateriaal en publiciteit
De klant verplicht zich ertoe om een professionele fotograaf in te schakelen voor de vastlegging van het huwelijksfeest of evenement. De fotograaf dient te beschikken over aantoonbare ervaring en dient hoogwaardige beelden van het evenement te kunnen leveren.
Wedding Dreamworx behoudt zich het recht voor om de eindbeslissing te nemen over de keuze van de fotograaf. Indien de voorgestelde fotograaf van de klant niet voldoet aan de gestelde kwaliteitscriteria, zal Wedding Dreamworx alternatieven aandragen.
Indien de klant kiest voor een amateurfotograaf of een fotograaf die niet voldoet aan de gestelde kwaliteitscriteria, behoudt Wedding Dreamworx zich het recht voor om aanvullend een eigen professionele fotograaf of content creator in te schakelen. De kosten hiervoor zullen in dat geval volledig worden doorberekend aan de klant.
Wedding Dreamworx behoudt zich het recht voor om referenties van het evenement, zoals foto’s, video’s of reviews door de klant te gebruiken voor eigen marketingdoeleinden. Deze referenties worden voornamelijk gebruikt op social media, de website van Wedding Dreamworx, House of Weddings enz.
Wedding Dreamworx vermeldt hierbij steeds minstens de fotograaf / videograaf, en bijkomend zoveel mogelijk andere leveranciers. In het geval van commercieel gebruik (bvb. drukwerk voor een trouwbeurs) vraagt Wedding Dreamworx steeds bijkomende toestemming op bij de desbetreffende fotograaf / videograaf.
In het geval van foto’s van een huwelijksfeest zal de selectie voornamelijk beelden bevatten van de locatie, styling, details en andere situaties die het werk van Wedding Dreamworx accuraat weergeven, aangevuld met foto’s van het koppel zelf.
In onderling overleg kan de klant vragen om de selectie van het beeldmateriaal vooraf in te zien en kan de klant eventueel bijkomende vragen stellen of suggesties doen wat betreft het gebruik van het beeldmateriaal. Wedding Dreamworx zal hier steeds zoveel mogelijk rekening mee houden.
8. Intellectueel eigendom
Alle creatieve voorstellen, ontwerpen, ideeën en uitwerkingen die door Wedding Dreamworx worden gepresenteerd of uitgevoerd, evenals het werk dat zichtbaar is in beeldmateriaal van het evenement (zoals styling, decor, en algehele opzet), blijven het intellectueel eigendom van Wedding Dreamworx. Deze materialen en ideeën mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Wedding Dreamworx worden gekopieerd, gebruikt of gedeeld met derden.
Verplichte naamsvermelding: Wanneer de klant beeldmateriaal deelt waarop het werk van Wedding Dreamworx duidelijk zichtbaar is (bvb. styling of andere elementen die door Wedding Dreamworx zijn ontworpen of geleverd), dient Wedding Dreamworx te worden vermeld als uitvoerend bedrijf, bvb. door middel van een naamsvermelding of tag. Bij het delen van persoonlijke beelden (bvb. fotoshoot of portretten van de klant) is er geen verplichte vermelding.
9. Creatieve en professionele autonomie
De klant bevestigt voldoende tijd te hebben besteed aan het beoordelen van het portfolio, de werkwijze en de stijl van Wedding Dreamworx. De klant begrijpt en accepteert dat Wedding Dreamworx de gevraagde diensten zal leveren in overeenstemming met zijn professionele visie, expertise en artistieke stijl, zoals weergegeven in eerder werk.
Wedding Dreamworx erkent dat elk huwelijksfeest of evenement uniek is en dat budgetten, voorkeuren en specifieke behoeften kunnen variëren. Er zal te allen tijde redelijke inspanning worden geleverd om de wensen en suggesties van de klant zo veel mogelijk te integreren binnen de mogelijkheden van het project.
Desondanks behoudt Wedding Dreamworx zich het recht voor om bij de uitvoering van de diensten te vertrouwen op zijn eigen artistieke en professionele oordeel. Dit kan betekenen dat de suggesties van de klant niet in alle gevallen strikt worden gevolgd, indien Wedding Dreamworx van mening is dat andere keuzes beter aansluiten bij de kwaliteit, visie of haalbaarheid van het evenement.
Wedding Dreamworx heeft te allen tijde de eindbeslissing over esthetische, artistieke en logistieke keuzes met betrekking tot de door hen geleverde diensten.
10. PRIVACY
De klant aanvaardt de privacyverklaring van Wedding Dreamworx. Deze staat integraal gepubliceerd op www.weddingdreamworx.be/privacy.
11. KLACHTEN
Klachten moeten schriftelijk via aangetekende brief worden bezorgd aan Wedding Dreamworx binnen 14 kalenderdagen na de factuurdatum. Na deze termijn heeft de klant de geleverde diensten en overeenkomstige factuur aanvaard.
Bij betwistingen zijn enkel de Rechtbanken van arrondissement Antwerpen bevoegd.
Algemene voorwaarden versie 02.04 – laatst herzien december 2024